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1个月开除仨采购,配送企业如何杜绝吃回扣现象?

2021-12-11 12:12:30

配送企业人力成本高,利润低。做好食材采购成本控制,是配送企业盈利最关键的一环。但是要招到一名专业能力强品格又好的采购确实不容易,再说我们是个人情社会,还是存在很多陋习,导致采购吃回扣现象比较普遍,那么采购我们到底该如何监管呢?

某配送公司老板经营企业已经三个年头了。因为蔬菜类的不易保存,公司每天需要去市场采购最新鲜的,那段时间由于菜价波动较大,几乎一天一个价,没想到被采购员钻了空子。以前价格波动较小只有一两毛钱,现在的波动能够达到1-2元,采购员在这里也干了两年也没出过差错。有的青菜价格现在上涨到了5元/斤,进货价格持续了半个月,老板觉得蹊跷去市场打听,原来5元/斤的价格持续了两三天就降下来了,按采购量计算采购员吃了近一万块回扣,是其工资的两倍以上,公司当即予以开除。

公司随后又招了一名采购员。在采购的清单里有几样货品,是VIP客户点名要的,对品质要求高,当然价格也不便宜,在当地的售卖的商贩也不多。不过好歹利润也高,后面突然被客户投诉并要解除合约,说现在供应的品种不是要求的那种,其市场价格是正宗的1/3左右,老板后来问了同行,发现确实存在这个问题,调查发现原来是采购伙同供应商挂羊头卖狗肉,不仅吃回扣还让公司的优质客户流失,最终公司当即予以了开除。

而第三名采购入职没多久,就在销量最大的几个单品中动手脚让公司神不知鬼不觉,因为价格微调公司感受不明显,但是拿到的回扣却非常可观,给公司带来的损失也不小,特别是在开拓市场时,客户对这样的商品价格会比价敏感,公司最终还是做出了开除员工的决定。

导致采购吃回扣的源头,主要来自以下三个方面,一是产品的价格市场波动大,有时我们无法判断是市场波动还是人为波动的价格;二是产品专业属性强,专业性越强的产品越容易有山寨货,特别是在农产品上,有的光一个品类就有上百种单品之多。三是金额巨大随便掉一点渣都是对人性的极大考验,万一家里有什么事急需用钱,难保不会走捷径。这些吃回扣的情况很难通过监督的方式实现有效管理。

那我们看下采购吃回扣的现状是怎样的,所谓知己知彼,才能对症下药,以便我们更好的去防御。

1.为什么采购吃回扣的现象如此普遍?

我们先定个调调,吃回扣首先是属于违法行为,违法层面的事实公司当然是严令禁止的。俗话说:吃人嘴短、拿人手软,又吃又拿就什么都不管。餐配企业现阶段的采购渠道主要集中在农贸市场自采、产地直销和供应商送货三种模式,不同模式各有优劣。再说了,逢年过节供应商送他一条烟,再来一箱当季水果,这些事你有办法管吗?所以管不来的事,就不能硬管,要调整思路和方式。我能管的是每人5元钱的菜钱,你能做出吃饭人满意的三菜一汤,如果在这个前提下,你还能吃到回扣,那就是你的本事;这样的人就不需要做采购了,完全可以发展成为公司的合伙人。为什么,因为你能管好成本、品质和供应商,人盯人的监督,很难真正解决回扣问题。

2.采购吃回扣的心理动机是什么?

采购吃回扣的心理动机是什么,首先人是环境的产物,把采购员的品格剥离环境是不合适的,不然为什么有孟母三迁。由于采购时刻处于甲方的心理状态,面对供应商的各种糖衣炮弹,失守也在所难免,并且一旦获得了不劳而获的心理反馈,第一次吃回扣或许十分忐忑,吃1次和10次的性质是一样的,这也是为什么吃回扣会变本加厉的原因,有些公司采购吃回扣一旦暴露,触目惊心,金额甚至能超过整个公司的利润。

下面,我们看下配送公司有哪些方法,可以在一定程度上预防采购腐败。我们主要从采购前、采购中和采购后三个阶段分享把控采购黑洞的方法。

一、采购前:企业反腐的最有效控制阶段

​1、事前预防

制定对应的采购管理规范,令行禁止,做了不一定马上有用,不做就一定没用,至少秋后算账也是有依据的,只有成文字化后才能被记住、宣导和遵守。管理规范的制度化和仪式化也是很重要的,国内某些餐饮巨头规定,一旦发现吃回扣,哪怕是一斤肉,都要立即进行辞退,并且没有任何补偿,对于采购一旦发现严重的回扣腐败问题,一定要敲锣打鼓宣传,进行全员的再教育。尽可能的招聘到品格优秀的采购人员,并做好清晰的岗位职责要求也是有效预防采购腐败的方法。

2、约束供应商

你在初期筛选供应商时应该严格把关,比如合作的条约里加大供应商行贿的成本,发现行贿直接扣除对应比例的货款,按照回扣金额的比例,或者账款的比例进行扣除。严重的甚至直接拉黑,查证后也应该把大概的情况在所有供应商里面进行通告批评,起到敲山震虎的作用。

3.廉洁声明

配送企业可在各个业务洽谈室或采购工作区墙面上,标识有'廉洁警示牌',提醒来访供应商:如遇本公司人员有索贿、故意刁难等行为,可用电话、短信以及匿名信等方式进行举报。对于公司内部人员,参加有业务往来的供应商的宴请活动,必须提前请示,在得到批准后方可参加,如果私下接受宴请,一经发现将予以内部处分。宴请的费用标准上,也要确定好报备的标准和红线的标准(供应商赠送东西的价值),通过对采购人员的行为监管,既保护了采购人员,又降低了供应链的灰色成本,还能赢得供应商的尊重。

4.高层互访

供应商能够站着赚钱又何必跪着乞讨,高层互访可以避免采购对供应商进行要挟,这样跳过采购人员直接与供应商建立长期的合作,只要价格品质各方面都能满足预期。

5.绩效管理

有些采购员吃回扣,一个原因是薪资待遇比较低,二是没有相应的激励空间,就成了想马儿跑到快又不给草吃。也有供应商非常擅长挑拨采购和公司的矛盾,询问薪资是多少,承诺高于薪资的回扣,甚至以介绍其他配送公司采购工作为名,打消采购员被开除失业的顾虑,薪资还比现在的高。所以设置合理的绩效就会显得尤为重要,把采购员带来能量化的效益分一部分给到采购,也可以叫'合法回扣',只不过这个回扣是公司给的,员工也会更感谢公司。

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二、采购中:事中控制,动态的管理

​1.内部审计

不定期不通知进行审计,前提是找到自己信得过的人去做,对采购人员的行为进行抽查,一旦发现腐败问题就进行处分,供应商也会拉入黑名单,并扣除相应货款,并将结果通告给所有供应商,以起警示作用。

2.价格稽查

​冒充其他公司采购角色去市场上进行摸底询价,核心是为了辅导和促进工作,看价格把控是能力的问题还是腐败的问题,没能力把价格砍下来,和不砍价格拿回扣还是有区别的。

3.内部轮岗

​建议3-6个月轮岗一次,既能提升了综合采购能力,也可以防止采购和供应商接触太久滋生腐败,内部轮岗还能提升员工的工作积极性,并且更容易发现腐败问题,比如A采购之前负责叶菜类,毛利低损耗高,轮岗换成B采购之后,各方面都有大幅改善,这种历史数据对比起来是非常直观的。

4.AB角色采购

​一个品类由两个采购人员负责,都向外询价,哪个便宜就选择哪个,使采购员内部进行竞争关系,用降低的成本来均摊增加的采购人员工资。

三、采购后:建立优化的长效机制

​1.定期的复盘采购工作数据

定期的复盘采购工作数据,既可以达到优化的目的,也能通过这种复盘交叉验证一些管理细节。每过一段时间进行供应链管理的优化,比如增加供应商送货的比例,部分标品之类的通过招标选择供应商,做好市场价格波动较大商品的备用供应商。

2.采购权力的适当分散

​把采购按照'采'和'购'进行分割。需采购的货品按性质划分。标准产品不管金额大小尽量让供应商直接供货,如此也不会引诱采购犯罪。不能投标采购的蔬菜水果等,不论金额多大,要直接交个最懂行的采购人员。优化你的采购流程制度,甚至让你的供应商,每天通过采购系统里面的app直接进行报价。

结语:

有的企业采购吃回扣,抓到一个开除一个,绝不姑息,严重的直接送司法机关,但是这些方式往往是亡羊补牢,最终还是钱没了人也没了。未雨绸蒙才能做到防患于未然。

此外配送企业老板,也不应把太多的精力放在防腐上,水至清则无鱼,核心还是降本增效,更多的是考虑怎么提升采购的专业性上。邓小平爷爷有一句名言:好的制度能让坏人干不了坏事,不好的制度,能让好人变坏。

人不分好坏,只有做了好事的人,和做了坏事的人,核心落在以人为本的'人'上,从人性的角度去设计采购的流程、制度和方法,才是配送企业预防采购吃回扣的长久之计。

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